VIỆC THIẾT LẬP VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC

Nguyễn Đình Phước

Nhiều tác giả đã ghi nhận sự tác động của các yếu tố và các thành tố lên cơ cấu tổ chức: phân cấp ra quyết định, sự tương tác với khách hàng, giá trị của sự đổi mới, sự cân nhắc marketing, tăng cường sự cạnh tranh và sự tự do hóa nền kinh tế. (Tran và Tian, 2013). Một số yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bao gồm tình trạng và trình độ phát triển của công nghệ sản xuất, những chủng loại sản phẩm và quy mô sản xuất. Các yếu tố này ảnh hưởng đến thành phần và nội dung của những chức năng quản trị và thông qua chúng ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức. Ngoài ra, các yếu tố về những mối quan hệ sở hữu tồn tại trong tổ chức; mức độ chuyên môn hóa và tập trung hóa các hoạt động quản trị; quy mô quản trị; kiến thức, những kỹ năng và kinh nghiệm tốt của người lãnh đạo và quản trị, tính hiệu quả lãnh đạo và quản trị của họ. Hơn nữa, các yếu tố khuyến khích, thiết kế tổ chức, kiểm soát và chiến lược công ty cũng ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức.

Bălcescu và Blaga (2016) đề xuất “Phát triển tổ chức là con đường cần thực hiện khi tiếp cận sự thay đổi tổ chức vì nó đóng một vai trò quan trọng trong việc tự đánh giá tổ chức, cũng như trong việc đánh giá môi trường bên ngoài, việc phát triển các chiến lược mới và việc thiết kế các cơ cấu tổ chức mới, nói chung trong việc gia tăng hiệu năng kinh tế” (trang 143). Việc thiết lập và việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức đòi hỏi việc thiết lập sự tối ưu giữa các quá trình và các cấp quản trị có những sự kết nối hợp lý với số cấp quản trị tối thiểu. Vì vậy, cơ cấu tổ chức rất năng động. Hơn nữa, cơ cấu tổ chức còn linh hoạt để ứng phó với mọi tình huống bên trong tổ chức cũng như môi trường bên ngoài.

Kalowski (2015) gợi ý “Cơ cấu tổ chức phải có mức độ linh hoạt cao để có thể thích ứng liền mạch với những thay đổi trong môi trường hoặc tham gia xác định chúng. Ngoài ra, môi trường càng ảnh hưởng đến cấu trúc của tổ chức thì càng phức tạp và nó trở nên năng động.” (trang 209). Cơ cấu tổ chức bảo đảm tính chính xác của mọi thông tin sử dụng qua các kênh truyền thông và bảo đảm sự phối hợp mọi hoạt động và những nhiệm vụ của tất cả các bộ phận, các quá trình và các đơn vị kinh doanh. Ngoài ra, một cơ cấu tổ chức phù hợp tiết kiệm những chi phí hoạt động.