CẢI TIẾN VIỆC TRUYỀN ĐẠT TỔ CHỨC CHO NHỮNG TỔNG GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH THÔNG QUA NHỮNG MÔ HÌNH CÔNG VIỆC

Nguyễn Đình Phước

CEO là linh hồn của mọi hoạt động trong công ty/tổ chức. Để cải tiến và thay đổi truyền đạt tổ chức, điều rất quan trọng đối với CEO là người cải tiến và thay đổi phong cách truyền đạt trong tổ chức của mình trước tiên. Không cần bàn cãi chúng ta đều biết rằng truyền đạt tổ chức đóng vai trò rất quan trọng trong việc tạo ra tính hiệu quả lãnh đạo, hiệu năng quản trị kinh doanh và thành tích của những hệ thống quản lý. Các vấn đề về truyền đạt tổ chức xảy ra ở hầu hết các loại hình công ty và tổ chức trên toàn thế giới từ quy mô lớn đến quy mô vừa, quy mô nhỏ và quy mô siêu nhỏ. Việc truyền đạt tổ chức bao gồm truyền đạt nội bộ và truyền đạt bên ngoài. Bất kỳ CEO nào ở bất kỳ công ty nào đều gặp những vấn đề nhỏ hoặc nghiêm trọng trong việc truyền đạt tổ chức.

Một trong những vấn đề truyền đạt tổ chức phổ biến nhất của CEO là việc CEO truyền đạt tầm nhìn, chiến lược công ty, chiến lược kinh doanh, kế hoạch chiến lược, kế hoạch kinh doanh, chính sách công ty và chính sách kinh doanh tới toàn công ty không kịp thời và không thường xuyên. Khi Giám đốc điều hành truyền đạt tầm nhìn, chiến lược công ty, chiến lược kinh doanh, kế hoạch chiến lược, kế hoạch kinh doanh, chính sách công ty và chính sách kinh doanh cho toàn công ty một cách kịp thời và thường xuyên; những điều này thúc đẩy công ty thực hiện chính sách công ty và chính sách kinh doanh để hỗ trợ mạnh mẽ cho việc thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch chiến lược nhằm đạt được các mục đích công ty và các mục tiêu kinh doanh nhằm đạt được tầm nhìn.

Chúng ta nên áp dụng Mô hình công việc của Langdon (2016) để cải tiến việc truyền đạt tổ chức cho các CEO. Một trong những nhiệm vụ chính của CEO là tạo ra tầm nhìn cho công ty; hoạch định chiến lược công ty, chiến lược kinh doanh, kế hoạch chiến lược và kế hoạch kinh doanh; thiết lập các chính sách công ty và chính sách kinh doanh; tổ chức, kiểm tra, đánh giá và cải tiến việc thực hiện chiến lược công ty, chiến lược kinh doanh, kế hoạch kinh doanh, những chính sách công ty và những chính sách kinh doanh. Việc truyền đạt và phản hồi trong tổ chức của CEO được thực hiện xuyên suốt quá trình tạo ra tầm nhìn doanh nghiệp; quá trình hoạch định, tổ chức, kiểm tra, đánh giá và cải tiến chiến lược công ty, chiến lược kinh doanh, kế hoạch kinh doanh, các chính sách công ty và các chính sách kinh doanh.

Mô hình công việc thể hiện một cách hoạt động công việc của một cá nhân, hiện tại hoặc trong tương lai. Điểm neo của một mô hình công việc bao gồm sáu yếu tố mang tính hệ thống của công thức làm việc cho công việc. Một công việc được cho là đạt được những kết quả mong muốn chắc chắn (giá trị gia tăng) bằng cách tạo ra đầu ra (sản phẩm hoặc dịch vụ chuyển giao), mặc dù sử dụng đầu vào (các tài nguyên và những yếu tố kích hoạt), trong những điều kiện nhất định (nội bộ hoặc bên ngoài), bằng cách tuân theo các bước quá trình và được hỗ trợ bởi phản hồi (trong và sau đó). Theo Ngôn ngữ Công việc, công việc bao gồm sáu yếu tố mang tính hệ thống hoặc có liên quan với nhau về mặt hành vi. Đó là 1. Nhựng hậu quả công việc; 2. Kết quả công việc; 3. Đầu vào công việc; 4. Những điều kiện làm việc; 5. Các bước quá trình công việc; 6. Phản hồi công việc. Nhiều yếu tố liên quan đến công việc được đề xuất để hoàn thiện định nghĩa đầy đủ và hữu ích về một mô hình công việc. Những yếu tố liên quan đến công việc này bổ sung thêm mức độ truyền đạt rất hữu ích cho người lao động và người quản trị cũng như cho nhân viên nhân sự, những người thường có vai trò giúp tối đa hóa thành tích công việc thông qua đào tạo và những thứ tương tự. Các yếu tố hỗ trợ công việc chính cần có trong mô hình công việc bao gồm • Đặc điểm những kỹ năng và kiến thức cần có của công việc; • Những thuộc tính công việc; • Những năng lực, trách nhiệm hoặc trách nhiệm giải trình và báo cáo kết quả; • Những kỹ năng mức khởi điểm; • Các yêu cầu khác có thể được coi là cần thiết đối với nhân sự trong bộ phận nhân sự, một mô hình công việc trong vai trò nhà quản trị của bạn sẽ tăng cường việc truyền đạt bằng cách cho lực lượng lao động của bạn biết chính xác những gì bạn sẽ làm cùng với họ và cho họ. [1]

[1] Danny G. Langdon, “Improving Management Communication Through Job Models,” Performance Improvement 55 (7) (2016), 25-28.

Đầu Vào Công Việc

Đầu vào công việc cho vị trí CEO bao gồm ban giám đốc, các tiêu chuẩn công nghiệp, nhu cầu thị trường, khách hàng, các cơ quan chính phủ liên quan, những hiệp hội nghề nghiệp, những vấn đề kinh doanh cần giải quyết; những kết quả phân tích kinh doanh, phân tích thị trường, SWOT, PEST, năm lực lượng; những kết quả đối chứng; thẻ điểm cân bằng và KPIs; các yếu tố thành công chính yếu (Critical Success Factors:CSFs); hoạch định kịch bản/viễn cảnh; những bản đồ chiến lược; ma trận chia sẻ tăng trưởng; việc lượng giá đáp ứng; phân tích rủi ro, kết quả hoạch định tài chính, kết quả phân tích kinh doanh; các mục đích chiến lược; các mục tiêu kinh doanh; những năng lực cốt lõi; những giá trị cốt lõi; những hệ thống quản trị và các quá trình kinh doanh.

Các Bước Quá Trình

Các bước quá trình hoạch định kinh doanh cho CEO bao gồm bản tóm tắt điều hành, tuyên bố sứ mệnh, sự mô tả nền tảng công ty, sự mô tả sản phẩm, kế hoạch marketing, sự phân tích cạnh tranh, sự phân tích SWOT, tác nghiệp, hoạch định tài chính và dòng thời gian. Các bước quá trình quản trị chiến lược dành cho CEO bao gồm xác định các vấn đề chiến lược, phân tích SWOT, kết quả phân tích khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng, xác định cầu trong tương lai; xác định mục đích cốt lõi của công ty, xác định các giá trị cốt lõi và niềm tin, tạo ra tầm nhìn của công ty trong vòng 5 năm tới, nâng cao những lợi thế cạnh tranh của công ty, thiết lập các mục đích chiến lược và các mục tiêu kinh doanh SMART, phát triển dự báo tài chính 5 năm, dự báo doanh số, thiết lập KPIs phù hợp, thiết lập các mục tiêu kinh doanh, lập ngân sách cho kế hoạch chiến lược; truyền đạt tầm nhìn, chiến lược công ty, chiến lược kinh doanh, kế hoạch chiến lược, kế hoạch kinh doanh, các chính sách công ty và các chính sách kinh doanh đến toàn công ty; theo dõi, kiểm tra, đánh giá và cải tiến việc thực hiện kế hoạch chiến lược, kế hoạch kinh doanh, các chính sách công ty, thực thi chính sách kinh doanh.

Kết Quả Công Việc

Đầu ra công việc của vị trí CEO là tư liệu chứng minh và việc truyền đạt việc mô tả tầm nhìn, chiến lược công ty, chiến lược kinh doanh, kế hoạch chiến lược, kế hoạch kinh doanh, các chính sách công ty và các chính sách kinh doanh và cách thức thực hiện; chiến lược công ty, chiến lược kinh doanh, kế hoạch chiến lược, kế hoạch kinh doanh, các chính sách công ty và các chính sách kinh doanh đã hoạch định, thực hiện, kiểm tra, đánh giá, cải tiến và phát triển; các mục đích công ty, các mục tiêu kinh doanh và KPIs đã được đo lường.

Những Điều Kiện Làm Việc

Những điều kiện làm việc cho vị trí CEO bao gồm luật pháp và quy định của Nhà nước, quy tắc hạnh kiểm, các bên liên quan, những cổ đông, những quy tắc, những chính sách, những quy định, chuẩn mực cai quản công ty, vốn con người, ngân sách, những thực hành kinh doanh/dịch vụ tốt nhất, công nghệ, chuyên môn về lãnh đạo và quản trị kinh doanh, các giá trị đa văn hóa, ngành công nghiệp và lực lượng lao động nhân khẩu học.

Những Hậu Quả Công Việc

Những hậu quả công việc đối với vị trí CEO bao gồm việc đạt được tầm nhìn, các mục đích công ty, các mục tiêu kinh doanh, KPIs, việc truền đạt tổ chức được cải tiến, sự hài lòng của khách hàng, tính hiệu quả chi phí, những vấn đề được giải quyết, tính hiệu quả của việc ra quyết định và sự gia tăng thị phần đã đạt được.

Sự Phản hồi

1. Trong lúc (nguyên trạng): Thiết lập tầm nhìn công ty, chiến lược công ty, chiến lược kinh doanh, kế hoạch chiến lược, kế hoạch kinh doanh, các chính sách công ty, các chính sách kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp, những giá trị cốt lõi, dẫn dắt thay đổi văn hóa và đội quản trị, quản trị điều hành, các bên liên quan, cổ đông và khách hàng.
2. Tiếp sau (tương lai): Sự truyền đạt tổ chức hiệu quả và quản trị điều hành; chiến lược công ty, chiến lược kinh doanh, kế hoạch chiến lược, kế hoạch kinh doanh, các chính sách công ty, các chính sách kinh doanh đã được hoạch định, thực hiện, kiểm tra, đánh giá, cải tiến và phát triển; các mục đích công ty và các mục tiêu kinh doanh đã được đo lường và đạt được.

Những Kỹ Năng Mô Hình Công Việc và Kiến Thức

1. Quá trình: Những kỹ năng mô hình công việc và kiến thức quá trình cho kết quả đầu ra: những kỹ năng – giải quyết vấn đề, các kỹ năng phân tích, giải quyết sự xung đột, hoạch định chiến lược, hoạch định kinh doanh; việc truyền đạt lãnh đạo, tổ chức và quản trị. Kiến thức – lãnh đạo, việc truyền đạt lãnh đạo, việc cai quản công ty, quản trị chung, quản trị chiến lược, quản trị marketing, quản trị sự thay đổi, quản trị bán hàng, quản trị tài chính, phân tích kinh doanh, phân tích tài chính, kế toán tài chính, kế toán quản trị, dự báo doanh số, quản trị sản xuất và tác nghiệp, quản trị chuỗi cung ứng và quản lý nhân sự.
2. Đầu vào: những kỹ năng – giải quyết vấn đề, phân tích kinh doanh, phân tích thị trường, hoạch định chiến lược, hoạch kịch kịch bản, phân tích rủi ro, hoạch định marketing, hoạch định tài chính, hoạch định tác nghiệp, phân tích kinh doanh. Kiến thức – Phân tích SWOT, PEST và năm tác lực; quản trị chiến lược, việc cai quản công ty; thẻ điểm cân bằng; quản trị rủi ro và những hệ thống quản trị.
3. Phản hồi: những kỹ năng – phát triển tầm nhìn, giao tế nhân sự. Kiến thức – quản trị chiến lược, việc truyền đạt tổ chức, văn hóa doanh nghiệp, quản trị sự thay đổi và những hệ thống thông tin quản trị.
4. Những điều kiện: những kỹ năng – việc cai quản công ty, hoạch định ngân sách, sự tuân thủ xã hội. Kiến thức – quản trị nhân sự, lãnh đạo và quản trị chung.

Baldoni (2003) sự truyền đạt lãnh đạo là sự truyền đạt xuất phát từ quan điểm lãnh đạo. Nó dựa trên tính cách của người lãnh đạo cũng như các giá trị của tổ chức. Nó là một biểu hiện của văn hóa cũng như một chỉ báo về môi trường làm việc. [2]

[2] John Baldoni, Great Communication Secrets of Great Leaders (New York: The McGraw Hill Companies, 2003), 5.

Hackman & Johnson (2013) sự truyền đạt dựa trên việc chuyển giao các biểu tượng, cho phép các cá nhân tạo ra ý nghĩa. Mục đích của giao tiếp là tạo ra một thực tế chia sẻ giữa những nguồn tin nhắn và những người nhận. Lãnh đạo chia sẻ tất cả các đặc điểm của sự truyền đạt con người vừa được mô tả. Đầu tiên, các nhà lãnh đạo sử dụng những biểu tượng để tạo ra hiện thực. Các nhà lãnh đạo sử dụng ngôn ngữ, những câu chuyện và nghi lễ để tạo ra văn hóa nhóm đặc biệt. Thứ hai, các nhà lãnh đạo truyền đạt về quá khứ, hiện tại và tương lai. Họ tham gia vào việc lượng giá, phân tích và thiết lập mục đích. Các nhà lãnh đạo hiệu quả tạo ra một tầm nhìn mong muốn phác thảo nhóm sẽ như thế nào trong tương lai. Thứ ba, các nhà lãnh đạo sử dụng có ý thức các biểu tượng để đạt được các mục đích của họ. 3

[3] Michael Z. Hackman & Craig E. Johnson, Leadership: A Communication Perspective (Long Grove, IL: Waveland Press, Inc., 2013), 5-6.

CEO nên sử dụng nhiều cách thích hợp để truyền đạt với các bên liên quan, đại hội đồng cổ đông, ban giám đốc, đội quản trị và nhân viên. CEO sử dụng việc truyền đạt theo chiều dọc, việc truyền đạt đi xuống và việc truyền đạt cởi mở và minh bạch với tính trung thực để truyền đạt với đội quản trị và tất cả thuộc cấp của mình dựa trên sơ đồ tổ chức, sử dụng việc truyền đạt lên trên để truyền đạt với các bên liên quan, đại hội đồng cổ đông và ban giám đốc. Các CEO của các công ty con nên sử dụng việc truyền đạt theo chiều ngang để truyền đạt không chính thức với CEOs khác là đồng nghiệp của họ trong tập đoàn. Các đặc tính của CEO bao gồm khả năng thích ứng, người truyền đạt tốt, khiêm tốn, có tầm nhìn, làm việc đồng đội, người lắng nghe tốt, trí thông minh lãnh đạo, sự tự tin, rõ ràng, suy nghĩ chiến lược, người giải quyết vấn đề và nhà đàm phán.

Cổ đông và nhân viên nhận được việc truyền đạt tổ chức về tầm nhìn, chiến lược công ty, chiến lược kinh doanh, kế hoạch kinh doanh, các chính sách công ty, hoạch định các chính sách kinh doanh và việc thực hiện từ CEO để tham gia vào quá trình hoạch định, thực hiện và cải tiến tầm nhìn, chiến lược công ty, chiến lược kinh doanh, kế hoạch kinh doanh, các chính sách công ty và các chính sách kinh doanh. Qua đó họ tìm hiểu thêm về việc cải tiến và thay đổi việc truyền đạt tổ chức; tất cả đều cùng nhìn về một hướng để đóng góp vào việc hoạch định, thực hiện và cải tiến tầm nhìn, chiến lược công ty, chiến lược kinh doanh, kế hoạch kinh doanh, các chính sách công ty và các chính sách kinh doanh nhằm đạt được các mục đích công ty, các mục tiêu kinh doanh và đạt được tầm nhìn.

Mô hình công việc của Langdon (2016) áp dụng cho một CEO đã từng làm việc cho và làm việc cùng ban giám đốc và những thuộc cấp sẽ nâng cao đáng kể vai trò của ban giám đốc trong việc truyền đạt với CEO, ban giám đốc lượng giá thành tích của CEO và cải hoạt động của đội quản trị, ban giám đốc sử dụng nhiều cách để truyền đạt với CEO. Mô hình công việc về vai trò của CEO sẽ nâng cao việc truyền đạt bằng cách cho đội quản trị và nhân viên biết chính xác những gì CEO sẽ truyền đạt với tầm nhìn công ty, chiến lược công ty, chiến lược kinh doanh, kế hoạch chiến lược, kế hoạch kinh doanh, các chính sách công ty và các chính sách kinh doanh đến đội quản trị và người lao động. Ban giám đốc xem xét và đánh giá thành tích của Tổng Giám đốc dựa trên mô hình công việc và công thức làm việc của CEO. Ban giám đốc thảo luận với CEO và các thành viên đội quản trị về việc CEO đã đạt được kết quả đầu ra của mình tốt như thế nào và có liên quan đến những hậu quả của họ. Ban giám đốc chỉ ra những gì còn thiếu để bổ sung các kỹ năng, kiến thức và thái độ cần thiết và những gì CEO cần cải tiến. Người lượng giá là giám đốc không điều hành và những thành viên ban giám đốc góp phần cải tiến thành tích của CEO bao gồm việc truyền đạt tổ chức. Ban giám đốc so sánh sự phản hồi “trong hiện tại” với trạng thái “sau này tương lai” về thành tích công việc của CEO, ban giám đốc có thể giúp đỡ CEO và đội quản trị thông qua việc thảo luận cởi mở giữa ban giám đốc, CEO và đội quản trị; CEO và đội quản trị có thể biết công việc của họ sẽ được giữ nguyên ở mức độ nào cũng như những phần nào sẽ thay đổi. Quá trình thảo luận cởi mở này cho phép ban giám đốc xác định những yếu tố còn thiếu của sự thay đổi và cung cấp dịch vụ cho tất cả các bên trong công ty. CEO nên có tư duy hệ thống để nâng cao, kết hợp và cải tiến mô hình công việc và công thức làm việc của mình xuyên suốt từ các yếu tố hỗ trợ đầu vào công việc, các bước quá trình, đầu ra công việc, những điều kiện làm việc, những kết quả công việc và phản hồi theo trình tự. Nền tảng của mô hình công việc là những kỹ năng, kiến thức và thuộc tính của tất cả các yếu tố hỗ trợ. Những người sử dụng mô hình công việc sử dụng công thức công việc để dần dần bổ sung các kỹ năng, kiến thức và thuộc tính phù hợp vào công thức công việc của họ nhằm nâng cao kỹ năng truyền đạt tổ chức của họ. Kết quả của truyền đạt tổ chức là sự phản hồi của các trạng thái hiện tại và tương lai để tìm ra những chỗ trống truyền đạt tổ chức nhằm lấp đầy những chỗ trống này. Khi việc truyền đạt tổ chức của CEO được cải tiến, điều này sẽ áp dụng mô hình công việc và công thức làm việc cho tất cả các cấp lãnh đạo và quản trị trong công ty.

Việc truyền đạt của CEO về tầm nhìn, chiến lược công ty, chiến lược kinh doanh, kế hoạch chiến lược, kế hoạch kinh doanh, chính sách công ty và chính sách kinh doanh tới toàn công ty chưa kịp thời và thường xuyên cần được cải tiến và thay đổi để nâng cao việc truey62n đạt tổ chức của CEO thông qua việc áp dụng mô hình công việc và công thức làm việc dựa trên những kỹ năng, kiến thức và tố chất phù hợp của CEO để thực hiện các yếu tố hỗ trợ. CEO nên sử dụng các cách truyền đạt phù hợp để truyền đạt trong suốt quá trình hoạch định, thực hiện, kiểm tra và cải tiến tầm nhìn, chiến lược công ty, chiến lược kinh doanh, kế hoạch chiến lược, kế hoạch kinh doanh, các chính sách công ty và các chính sách kinh doanh. Mô hình công việc và công thức làm việc cần được nghiên cứu thêm để kết hợp và tích hợp vào những hệ thống quản trị nhân sự, những hệ thống quản trị thành tích và những hệ thống trách nhiệm xã hội công ty với các KPIs phù hợp để đo lường thành tích của người nắm giữ mô hình công việc và nhằm mục đích liên tục nâng cao những kỹ năng truyền đạt tổ chức của họ.